10 de fevereiro de 2013

Você Pergunta e a Gente Responde: Como Pegar o Briefing Se o Cliente é de Fora da Cidade?

Sou atendimento e tenho um cliente de fora da cidade. Você trabalha com algum cliente que você não consiga colher o briefing pessoalmente? Como você faz?


Rafael Cílios, Ribeirão Preto - SP

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Prezado Rafael,

Muitos de nós passamos pela situação de ter que atender clientes à distância. As razões são diversas: o cliente é de outro país; você divide o atendimento da conta de um cliente de outra agência parceira que atua em outro estado; seu cliente transferiu-se para outra cidade durante algum projeto etc. etc. etc. É claro que o contato pessoal constante é o melhor dos mundos, porém, se ele tiver que acontecer esporadicamente, temos que utilizar meios de “estar” com ele. Na hora de pegar um briefing, então, nem se fala.

Se no dia-a-dia vocês não podem ter contato sempre, tente estabelecer um modus operandi para que o trabalho flua melhor à distância. No caso de passagem de briefing, prepare um modelo a ser seguido com algumas perguntas básicas. Crie um formato que seja bom para vocês e peça para que o cliente organize esse material por escrito para que seja a base da conversa que terão para arrematar a coleta das informações. É claro que vocês podem e devem se falar para discutir o job, esclarecer as dúvidas, para que você possa questionar qualquer coisa, pedir mais informações adicionais. Mas eu não recomendo esse papo num telefonema comum. Procure utilizar recursos que tornem a comunicação mais próxima, como por exemplo o Skype, assim vocês usam a câmera, podem se ver – o que torna a conversa mais rica, minimizando interpretações. Depois do papo, redija um documento final e envie para o cliente para que ele valide ou corrija. Esse é um passo fundamental para envolvê-lo e - porque não dizer – comprometê-lo com o que está sendo pedido. Minimiza muito os ruídos.

Mais uma dica. Com clientes de fora do país ou de outra cidade, além de utilizar o Skype quando quero conversar “pessoalmente”, uso também o Dropbox para criar um ambiente online específico para compartilhar arquivos diversos, isto é, uma pasta comum que pode ser usada todo o tempo e acessada em qualquer computador. Isso dá agilidade na hora de aprovar algum layout ou filme, sem que você tenha que enviar por email ou através de algum site de compartilhamento de arquivos. E sem contar que ali ficam armazenados seus arquivos pelo tempo que você e seu cliente quiserem.

O melhor disso tudo é que o uso desses recursos não custa um só centavo.  A tecnologia é nossa aliada, saiba usá-la a seu favor.Mas o importante mesmo é que você não esteja desconectado de seu cliente de forma alguma e não só tecnologicamente falando.

Sucesso pra você.


2 comentários:

Daniel Maia disse...

Olá! Acabei de descobrir o blog e simplesmente adorei. Estou iniciando a carreira como atendimento e com certeza achei uma nova fonte de estudos. Muito obrigado e até mais.

Kátia Viola disse...

Fico feliz em saber que o blog será útil para você. Bem-vindo a essa maravilhosa carreira! Abs,